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Prüfungsvorbereitung Prozessmanagement 2014Bearbeiten

Prozessorganisation

Muss man…

  • Beschreiben

  • Analysieren

  • Verändern

  • Optimieren

  • Weiterentwickeln

Ziele:

  • Eliminieren überflüssiger Prozessschritte

  • Beschleunigung durch Parallelisierung

  • Verbesserung der Qualität

  • Standardisierung

  • Automatisierung

  • Flexibilisierung

  • Outsourcing

Strategieumsetzung

Fein:

  • Aus Planung hinreichend genaue Einzellösungen

  • Entscheidungen zur Anpassung an das Bezugssystem berücksichtigen

  • Anlaufbetrieb

  • Strategien planen

  • Bei Störungen, Anpassung der Strategie u. muss möglich sein

  • Messbare Aussagen

Anforderungen an ein Zielsystem

Strategisch

  • Konsistent u. widerspruchsfrei

  • Organisationskongruent

  • Vollständig

Taktisch

  • Strukturiert und geordnet

  • Realistisch

  • Aktuell

Operativ

  • Durchsetzbar

  • Operational

  • Transparent und Überprüfbar

Analysewerkzeuge

Mission > Warum es das Unternehmen gibt

Grundwerte > Wofür das Unternehmen steht

Vision > Wohin das Unternehmen will

Strategie > „Spielplan“

Balanced Scorecard > Fokussierung und Implementierung

Strategische Maßnahmen > das muss getan werden

Persönliche Ziele > das muss der einzelne Mitarbeiter tun

Organisationsarten

Aufbauorganisation:

  • Zerlegung der betrachteten Gesamtaufgabe in Einzelaufgaben

  • Realisierung durch Bildung von Stellen

  • Aufbau einer arbeitsteiligen Ordnung

Ablauforganisation:

  • Durchführung der Aufgaben

  • Räumliche und zeitliche Koordinierung

  • Sachlogische Verbindung der Ablaufschritte zwischen den Funktionsbereichen

Geschäftsprozess

Zweck/ Verwendung:

  • Hilfsmittel zur Gestaltung und Erklärung realer Syteme

  • Vereinfachung der Wirklichkeit

  • Formale oder semiformale Beschreibung eines Prozesses

  • Darstellung unterschiedlicher Aspekte eines Geschäftsprozesses

  • Dokumentation/ Schulung

  • Simulation der Zukunft

Beispiel:

PM1.png
















Problem:

  • Kein de-facto Standard verfügbar

  • Zunehmende Komplexität der Modelle

  • Verschiedene Erweiterung der Modelle

  • Keine Kompatibilität zwischen den Modellen

Leistungsparameter für Prozesse:

  • Durchlaufzeiten

  • Termin- und Liefertreue

  • Kosten

  • Fehlerarten

  • Kundenzufriedenheit und Kundenbindung

  • Produktivität

> Systemanalyse zur Bestimmung der Parameter

Systemdenken > Ansatzpunkt für ein ganzzeitliches Management

  • Begriffe zur Beschreibung komplexer Zusammenhänge

  • Modellhafte Ansätze um reale Zusammenhänge zu veranschaulichen

  • Ansätze, die das ganzheitliche Denken unterstützen

Was ist ein System?

Gesamtheit von Elementen, die miteinander durch Beziehungen verbunden sind und

einem gemeinsamen Zweck erfüllen.

Modellierungsmethoden

Def.: Ist eine Methode zur Erstellung eines Modells in einer speziellen Form.

Anforderungen an Modellierungsmethoden:

PM2.png


















PM3.png



















EPK (erignisgesteuerte Prozesskette)

Skript 2 S. 51 bis 69 > wichtig Funktionen und Ergebnisse

Aris (Architektur integrierter Infosysteme)

Skript 2 S. 70 bis 73

Beschreibungssichten:

  • Organisationssicht

  • Prozesssicht

  • Datensicht

  • Funktionssicht

  • Leistungssicht

Ist Analyse

Skript 2 S. 115 bis 120

Aufgaben; Ziele

systemat. Analyse einer geg. Situation zu Beginn einer Planungstätigkeit

Schaffung einer fundierten Grundlage für SOLL-Konzept

Dokufunktion

PM4.png














Für detaillierte Analyse:

  • Überblick über bestimmte Situationen

  • Grundlage Schwachstellen und Verbesserungspotentiale identifizieren

  • Voraussetzung um Migrationsstrategien zum Sollzustand zu entwickeln

  • Basis: Schulung

  • Checkliste im Rahmen des Sollmodells

  • Heranführung der Projektteilnehmer

Gegen detaillierte Analyse:

  • Gefahr bei der Sollmodellierung alte Strukturierungen und Abläufe zu Übernehmen

  • Erheblicher zeitlicher und kostenmäßiger Aufwand

Vorgehensweise Ist-Modellierung zu Skript 2 S. 123 u. 124

  • Beschreibung der Kernprozesse und der wichtigsten Teilprozesse

  • Analyse der Prozesse

  • Literative Darstellung

> kritische Prozesse

> Prozesse die verbesserungswürdig sind

Prozessbeschreibung Skript 2 S. 125 bis 128

Zu S. 128 Vorgehensgrundsätze

  • Klarheit und Verständlichkeit geht vor Vollständigkeit

  • Erklärender Text ist gut, zu viel Text ist Kontraproduktiv

  • Verwendung einheitlicher Begriffe und Formulierungen

Strategie u. Ordnungsrahmen

Skript 2 S. 92 bis 95

Def.: gliedert als relevant deklarierte Elemente und Beziehungen eines Orginals auf hoher Abstraktionsebene nach gewählter Strukturierungsweise und beliebiger Sprache

Zweck: Überblick über Orginal vermitteln

Bezüge zu Elementen und Beziehungen übergeordneter … des Ordnungsrahmen offen legen

Retrogade Prozessidentifikation

  1. Begriffserklärung vornehmen

  2. Leistungsanforderungen vornehmen

  3. Organisationsziele für Prozess vornehmen

  4. Retrograde Analyse der Prozessfunktionen und Prozessobjekte

  5. Optimierung der Funktionsanforderungen nach den ermitteln Effizienzkriterien

  6. Dokumentation der Funktion und Beziehungen

Skript 2 S. 101 u. 102

Zusammenführung von Modellen

  • Def. Von Modellierungskonstulationen > einheitliches Beschreibungsmodell

  • Standardisierung von Fachbegriffen > einheitliche Bedeutung

  • Gewählte Zerlegung der Problemdomäne > Prozessmöglichkeit

  • Zu Verwendendes Abstraktionsniveau > Vergleichbarkeit

Sollmodellierung

Nach außen gerichtete Anforderungen

  • Höhere Prozess- und daraus resultierende Produktqualität

  • Größere Kundennähe und bessere Kundenbindung

  • Beschleunigte Kommunikation mit Marktpartnern

  • Größere Prozesstransparenz für Kunden

  • Verbesserung der Marktanteile (z.B. schnelle Reaktion auf Marktentwicklung)

Nach innen…

Skript 2 S. 147

Organisatorische Ziele

  • Dokumentation zum gegenwertigen und angestrebten Prozess

  • Benchmarketing

  • Zertifizierung nach ISO 9000ff

Informationstechnische Ziele

  • Dokumentation der Systemanforderung

  • Costomizing von integrierten Standardsofware

  • Spezifikation von Workflows

  • Erstellen von Sicherheitsmodulen

  • Simulationsmodelle

Projekt

Projektorganisation > Prozessmodell vorbereiten

Projektinitialisierung > Strategie- und Ordnungsrahmen definieren

Projektplanung > Istanalyse und Istmodellierung

> Sollmodellierung

Projektsteuerung > Prozessoptimierung

> ableiten der Aufbauorganisation

> Einführung der Neuorganisation

> kontinuierliche Prozessoptimierung

Projektabschluss > Überprüfung u. ggf. Strategieänderung

Netzplantechnik

Vorteile:

  • Schnelle Abschätzung der Zwischentermine und des Endtermins

  • Ermöglicht frühzeitige Reaktion auf Engpässe

  • Hohe Anschaulichkeit des Projektablaufs

  • Vollständige und transparente Beschreibung des Ablaufs

> eventuelle Probleme bei der Kalenderierung durch Feiertage oder Betriebsferien

Phasen der Prozessidentifikation

  • Zahlungsstruktur der Hauptprozesse

  • Festlegen der Prozessgrenzen

  • Bestimmung der Relevanz eines jeden Prozesses

  • Analyse des Verbesserungsbedarfs

  • Bestimmung der politischen und kulturellen Bedeutung des Prozesses

Verhalten der Organisationsmitglieder

  • Zu betrachten

  • Einschätzen und Maßnahmen zur Beeinflussung vornehmen

Ergebnisaufbereitung

Prozessmodelle:

  • Ablaufverantwortliche

  • Inhalt und Art der Prozessänderung

  • Kontakte zu externen Geschäftspartnern

  • Geplante Durchlaufhäufigkeit

Datenmodelle

Funktionsmodelle:

  • Veränderung Funktionshierachie

  • Geplante Durchlaufhäufigkeit

Bewertung von Modellen: > Qualität

> Konsistenz

>> Versionisierung : > Führung entsprechender Historien

> Auflistung von Änderung

Prozessstruktur

Zu Skript 3 S 2 und 3

  • Welche Objekte Und Vorrichtungen anfallen

  • Welche Ressourcen, Methoden und Verfahren eingesetzt werden

  • In welchen zeitlogischen Reihenfolgen

Folgen:

  • Verlängerung von Durchlaufzeiten durch Störungen von Material- u. Info-Flüssen

  • Reibungsverluste durch unterschiedliche Ziel und Erfolgskriterien in den Organisationseinheiten

  • Erhöhter Informationsaufwand bei der Weiterleitung von Prozessobjekten

Prozessorientierte Aufbauorganisation Klassischer Ansatz

Aufgabenanalyse:

Detaillierungskriterien

  • Verrichtung (Prüfen, erfassen)

  • Objekt (Auftrag, Rechnung,..)

  • Rang ( Planung, Realisierung, Kontrolle)

  • Zweckbestimmung (unmittelbar o. mittelbar auf die Erfüllung der Hauptaufgabe)

Referenzablauf

Dokumentation der Aufbauorganisation

  • Organigramm

  • Stellenbeschreibung

  • Aufgabenbeschreibung der Organisationseinheiten

Prozesseinführung Change Management

Einführungsreihenfolge

  • Einführung der neuen Prozesse und anschließende Anpassung der Aufbauorganisation

  • Umsetzung der neuen Aufbauorganisation und anschließend Roll-Out der Prozesse

Zeitgleiche Einführung der neuen Aufbauorganisation und der neuen Prozesse

Siehe Restliche Skript 3 Seiten Prozesseinführung und Strategien

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